قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (مصوب ۱۴۰۱/۱۴۰۳) مقرر می‌دارد هر عمل حقوقی که منجر به انتقال مالکیت یا حقوق انتفاع و امثال آن درباره اموال غیرمنقول شود باید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت گردد و اسناد ثبت‌نشده نزد مراجع قضائی و اداری قابل استماع و معتبر نیست .

ماده ۱ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول تأکید می‌کند که انتقال مالکیت، انتقال حق انتفاع بیش از دو سال، رهن، وقف، پیش‌فروش ساختمان و اجاره به شرط تملیک باید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت شوند؛ در غیر این صورت دعاوی مربوط به آن اعمال حقوقی مسموع و معتبر نخواهد بود

اثر حقوقی عدم ثبت این است که اسناد عادی با اعمال عدم ثبت‌ در مراجع قضائی و اداری پذیرفته نمی‌شود و تنها مالک رسمی کسی است که ملک در دفتر املاک سازمان ثبت به نام او ثبت شده باشد

پیش از هر اقدام، بررسی سابقه ثبتی ملک در دفتر املاک و استعلام از اداره ثبت و شهرداری ضروری است تا مطمئن شوید ملک دارای سند رسمی یا سابقه دعاوی نیست 

مدارک پایه‌ای که معمولاً لازم است:

شناسنامه و کارت ملی طرفین، سند قبلی (در صورت وجود)، قرارداد خرید یا مبایعه‌نامه، کروکی و نقشه ثبتی، وکالتنامه رسمی در صورت نمایندگی.

خریدار یا منتقل‌الیه باید مالیات نقل و انتقال و عوارض شهرداری را پرداخت و رسیدهای مربوط را برای ارائه به دفترخانه آماده کند که معمولا هزینه های مزبور بر عهده فروشنده می باشد .

مرحله بعدی مراجعه به دفتر اسناد رسمی است؛ دفترخانه پس از اخذ مدارک و استعلامات لازم، سند رسمی را تنظیم و طرفین یا وکیل آنان را برای امضاء دعوت می‌کند.

پس از تنظیم، سند در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت و کد رهگیری صادر می‌شود؛ این ثبت الکترونیک شرط اعتبار و قابلیت استماع دعاوی بعدی است.

سپس سند در دفتر املاک سازمان ثبت به نام خریدار منتقل و در دفتر املاک ثبت نهایی می‌گردد تا مالکیت رسمی محقق شود.

نکات احتیاطی: 

در صورت استفاده از وکالتنامه، وکالت باید رسمی و محدود به امور تنظیم سند باشد تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود.

هزینه‌ها شامل حق‌التحریر دفترخانه، مالیات نقل و انتقال، هزینه استعلامات و عوارض شهرداری است؛ پیش از اقدام، برآورد هزینه گردد .